Електронният дневник не е просто хартиен формуляр, показан на екран. Когато системата е изградена правилно, тя може да подпомогне организацията, съхранението, проследимостта, архива и бързия достъп до записите от ежедневния контрол.
Какво всъщност изисква законодателството?
Регламент (ЕО) № 852/2004 относно хигиената на храните изисква операторите, за които се прилагат HACCP изискванията, да въведат, прилагат и поддържат постоянни процедури, основани на HACCP принципите. Сред тези принципи е създаването на документи и записи, съобразени с характера и размера на дейността, които да доказват ефективното прилагане на мерките. Документите, описващи процедурите, трябва да се поддържат актуални, а останалите документи и записи да се съхраняват за подходящ период.
При официален контрол операторът трябва да може да представи доказателства за изпълнението на тези процедури по начина, изискван от компетентния орган, като се отчита характерът и размерът на предприятието.
Основният акцент е: важно е записите да бъдат надеждно водени, съхранявани, проследими и достъпни при проверка.
Нормативната уредба не съдържа общо изискване всички записи по системата за самоконтрол задължително да бъдат само на хартия. Когато електронната система осигурява надеждно съхранение, проследимост и достъп до необходимата информация, електронното водене на записи може да бъде практичен и сигурен начин за организация на документацията по системата за самоконтрол.
Какво е важно при проверка?
Независимо дали записът се води на хартия или в електронна система, трябва ясно да може да се установи:
- какво е контролирано и кога е извършен контролът;
- какъв е резултатът и кой е направил записа;
- има ли отклонение и какво действие е предприето;
- може ли информацията бързо да бъде намерена и представена.
Добре организираният електронен дневник може значително да улесни намирането и представянето на тази информация.
За това са важни ясните отговорности, последователното попълване, подходящите права за достъп и работещата процедура за архивиране и възстановяване на информацията.
По-малко папки. По-добра организация.
При хартиените записи на практика се срещат изгубени листове, повредени папки, нечетливи данни, трудно намиране на архив и объркване между различни периоди или версии.
При правилно изградена електронна система записите могат да бъдат организирани на едно място, архивирани, защитени чрез потребителски достъп, резервно копирани и откривани по дата, обект и вид дневник.
При правилно архивиране и резервно копиране електронните записи не зависят от една конкретна папка, лист хартия или устройство.
По-добра проследимост
Специализираната система може да подпомага проследяването на дата, час, потребител, обект, съоръжение, извършен контрол, резултат и предприето действие. Когато е внедрена съответната функционалност, може да се поддържа и история на промените.
Това не заменя професионалната преценка и правилната организация на самия контрол. То дава по-ясна връзка между задачата, отговорния човек, резултата и последващото действие.
Когато дневникът потрябва
Вместо да търсите коя папка съдържа дневника от конкретния месец, идеята е необходимата информация да може да бъде намерена в системата за секунди.
При налична функционалност информацията може да бъде прегледана директно в системата, филтрирана по период, показана по конкретен дневник или генерирана като отчет или PDF.
Практическото използване на електронните записи трябва да бъде съобразено с конкретната документация и приложимите изисквания към обекта. Не всеки произволен електронен файл или формат автоматично е подходящ за всяка ситуация.
Какво разработваме ние?
БЕЗОПАСНОСТ НА ХРАНИТЕ разработва собствена система за електронни дневници, изградена с фокус върху реалната ежедневна работа в хранителните обекти.
Разработването се основава на реални дневници, системи за самоконтрол, ежедневната работа на персонала, трудностите при попълване, необходимостта от бърз достъп и практиката с различни типове хранителни обекти.
Системата е в процес на разработване и тестване. Сред разработваните или планирани възможности са температурни дневници, входящ и хигиенен контрол, мониторингови планове, лабораторен контрол, напомняния, ежедневни задачи, архив, работа през телефон, PDF отчети и различни потребителски права. Конкретните възможности ще се въвеждат поетапно след тестване.
Нормативна основа / Източници
- Регламент (ЕО) № 852/2004 – EUR-Lex
- Закон за храните – Държавен вестник
- Наредба № 14 от 9 декември 2021 г. за хигиената на храните – Държавен вестник
- Закон за храните — консолидиран текст, Министерство на земеделието и храните
Последна проверка на нормативната информация:
Информацията е с общ информационен характер. Конкретните задължения зависят от вида на обекта, дейността и приложимата нормативна уредба.
Електронният дневник не е просто хартиен формуляр, преместен на екран. Целта е записите да бъдат по-добре организирани, по-лесно проследими, надеждно съхранявани и достъпни тогава, когато реално са необходими.
Вместо да мислите къде е дневникът, дали е архивиран и къде се намира записът от конкретен период – идеята е системата да Ви помогне тази информация да бъде организирана и лесно достъпна.
Системата вече е разработена и е в активен тестов режим. Вижте възможностите и условията за пилотен тест за Вашия обект.